Desde el 5 de octubre de 2026, el art. 3.2.k del Real Decreto 723/2026 obliga a informar por escrito a cada persona trabajadora de los sistemas algorítmicos o automatizados que la empresa use para decidir sobre horarios, tareas, retribución, promoción, lugar de trabajo o extinción del contrato, incluidas sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. La forma más práctica de cumplirlo es un anexo informativo, individual y en lenguaje claro. Aquí tienes su estructura, un modelo completo y dos ejemplos de descripción de sistemas habituales en una pyme.
Qué exige el artículo 3.2.k
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre (BOE 15 de septiembre de 2026), transpone la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. Su artículo 3 enumera la información que el empleador debe dar por escrito a cada trabajador, y la letra k) del apartado 2 añade la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones, con sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento, cuando se empleen para decisiones sobre horarios y distribución del tiempo de trabajo, asignación de tareas, retribución, promoción, lugar de trabajo o extinción del contrato.
Tres ideas importan para redactar el anexo. La obligación es individual: no basta con informar al comité. No exige que el sistema sea inteligencia artificial: una app de cuadrantes con reglas fijas entra igual. Y se explican parámetros y reglas, no el código: la guía del Ministerio de Trabajo sobre información algorítmica ya fijó ese criterio para el art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores. Si aún no sabes qué software de tu empresa decide o propone decisiones sobre personas, empieza por la guía general del RD 723/2026.
A quién entregarlo y cuándo
A toda persona trabajadora afectada por alguno de esos sistemas, sea cual sea el tamaño de la empresa y exista o no representación legal. Para las nuevas contrataciones, el anexo va con la información escrita sobre las condiciones esenciales del contrato, en los plazos que fija el propio Real Decreto.
Para la plantilla actual, la norma no señala un plazo específico distinto de su entrada en vigor el 5 de octubre de 2026. Lo prudente es entregar el anexo antes de esa fecha o poco después y documentar la entrega, porque en un conflicto sobre un turno, una retribución variable o un despido, la empresa es quien tendrá que probar que informó. Vigila la Inspección de Trabajo con el régimen de la LISOS, y aquí, a diferencia del Reglamento europeo de IA, la autoridad ya inspecciona y sanciona hoy.
Estructura del anexo
Un anexo que cumpla el art. 3.2.k y que además te sirva para el art. 64.4.d ET y para el inventario de sistemas de IA tiene ocho apartados: identificación; lista de sistemas (nombre, proveedor, finalidad); decisiones sobre las que influyen; criterios y reglas en lenguaje claro; intervención humana; datos que utilizan; quién revisa; y cómo reclamar. Conviene un anexo único con una ficha por sistema, más fácil de actualizar.
Modelo de anexo informativo
El texto siguiente es un punto de partida. Sustituye los corchetes, elimina las fichas que no apliquen y revísalo con tu asesoría laboral antes de entregarlo.
Anexo informativo sobre sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones (art. 3.2.k del Real Decreto 723/2026)
1. Identificación. Empresa: [razón social, CIF, domicilio]. Persona trabajadora: [nombre, puesto, centro de trabajo]. Fecha de entrega: [fecha]. Versión del anexo: [número]. Este documento forma parte de la información escrita sobre condiciones de trabajo y se actualizará cuando cambien los sistemas o sus reglas.
2. Sistemas utilizados. La empresa utiliza los siguientes sistemas algorítmicos o automatizados que influyen en decisiones sobre tus condiciones de trabajo: [Sistema 1: nombre comercial, proveedor, finalidad]; [Sistema 2: nombre comercial, proveedor, finalidad]. No se utiliza ningún otro sistema de este tipo para las decisiones indicadas en el apartado siguiente.
3. Decisiones sobre las que influyen. [Sistema 1] interviene en [horarios y distribución del tiempo de trabajo / asignación de tareas]. [Sistema 2] interviene en [retribución variable / evaluación con efectos en promoción]. Ninguno de los sistemas adopta por sí solo decisiones sobre [promoción / lugar de trabajo / extinción del contrato]; esas decisiones las toma una persona conforme a lo indicado en el apartado 5.
4. Criterios y reglas de funcionamiento. Para cada sistema se describen a continuación las variables que tiene en cuenta, el peso aproximado de cada una y las reglas que aplica: [descripción en lenguaje claro, ver fichas]. Los criterios no incluyen datos sobre salud, afiliación sindical, origen, religión ni ninguna otra categoría protegida, y la empresa revisa periódicamente que los resultados no produzcan efectos discriminatorios.
5. Intervención humana. Las propuestas de los sistemas son revisadas y, en su caso, modificadas por [cargo: responsable de tienda, jefe de equipo, dirección de personas] antes de aplicarse. Ninguna decisión con efectos sobre tu retribución, promoción, lugar de trabajo o extinción del contrato se adopta sin intervención humana significativa.
6. Datos que utilizan. Los sistemas tratan los siguientes datos sobre ti: [jornada y horario contractual, disponibilidad comunicada, ausencias registradas, ventas o tareas completadas, antigüedad, formación]. El tratamiento se realiza conforme a la información de protección de datos que tienes a tu disposición en [referencia], y el proveedor del sistema actúa como encargado del tratamiento.
7. Revisión y reclamación. Puedes pedir explicaciones sobre cualquier decisión en la que haya intervenido un sistema, solicitar su revisión por una persona y expresar tu punto de vista dirigiéndote a [cargo o canal: correo, formulario del portal del empleado]. La empresa responderá en un plazo de [X] días. Esta vía no sustituye los derechos que te reconocen el Estatuto de los Trabajadores, el convenio colectivo y la normativa de protección de datos, incluido el art. 22 del RGPD.
8. Representación legal. [Si procede] La información sobre estos sistemas prevista en el art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores ha sido facilitada a la representación legal de las personas trabajadoras con fecha [fecha].
Recibí: [nombre y firma de la persona trabajadora, o registro de acuse electrónico]. Por la empresa: [nombre, cargo y firma].
Dos ejemplos de descripción de sistemas
La parte que más cuesta redactar es el apartado 4. Estos dos ejemplos muestran el nivel de detalle razonable: suficiente para que una persona sin formación técnica entienda cómo se decide, sin revelar el código ni secretos empresariales del proveedor. Pídele su descripción de reglas; los principales del mercado ya la tienen preparada desde la Ley Rider.
Ejemplo A: app de cuadrantes de turnos. «El sistema [nombre] genera cada semana una propuesta de cuadrante para el centro. Tiene en cuenta, por este orden: la cobertura mínima por franja fijada por la empresa; tu jornada y distribución horaria contractual; los descansos legales y del convenio; las ausencias y permisos aprobados; y las preferencias de disponibilidad que hayas registrado en la app. Cuando varias personas pueden cubrir una franja, reparte fines de semana y festivos de forma rotatoria, buscando que en [X] semanas todas hagan un número similar. No usa datos de rendimiento ni de ventas. La propuesta la revisa y aprueba [cargo] antes de publicarla y puede modificarla; los cambios se comunican por la app con [X] días de antelación.»
Ejemplo B: CRM que asigna leads y mide objetivos de venta. «El sistema [nombre] reparte automáticamente los contactos comerciales entrantes entre el equipo y calcula el cumplimiento de los objetivos que sirven para la retribución variable. El reparto sigue una rotación equitativa corregida por zona geográfica y especialidad de producto; no tiene en cuenta resultados anteriores para asignar más o menos contactos. El cálculo del objetivo suma las ventas cerradas registradas en el CRM y las compara con la cifra de tu plan de incentivos; los indicadores del panel (número de llamadas, tiempo de respuesta) son informativos y no entran en el cálculo de la variable. [Cargo] revisa los datos cada mes antes de comunicarlos a nómina y corrige errores de registro; cualquier decisión sobre promoción o cambio de puesto la toma [cargo] con criterios adicionales a los del sistema.»
Cómo entregarlo y qué guardar
Valen tres vías, y lo importante es poder demostrar que cada persona lo recibió. La firma en papel o electrónica es la más sólida, sobre todo en centros pequeños. El correo a la dirección profesional con acuse funciona si guardas envío y respuesta. El portal del empleado o la app de RRHH con acuse registrado es la opción más cómoda si toda la plantilla la usa. Evita el tablón o la intranet sin registro individual: sirven para difundir, no para acreditar la entrega.
Guarda, para cada persona, la versión del anexo entregada, la fecha y la prueba de recepción, y conserva las versiones anteriores cuando lo actualices. Anota cada sistema en tu inventario de IA con la fecha de la última versión del anexo: cuando el proveedor cambie las reglas, sabrás a quién tienes que volver a informar.
Relación con la Ley Rider y el Reglamento de IA
El art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde el 12 de mayo de 2021, obliga a informar al comité o a los delegados de personal sobre los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos que afectan a las condiciones de trabajo, al acceso y mantenimiento del empleo y al perfilado. Es una obligación colectiva, que solo existe si hay representación legal. El anexo del RD 723/2026 es la capa individual y aplica a todas las empresas. El mismo contenido sirve para ambas: el documento colectivo puede ser el anexo sin los datos del trabajador.
El Reglamento europeo de IA añadirá una tercera capa desde el 2 de diciembre de 2027, tras el aplazamiento del Digital Omnibus: quien use sistemas de alto riesgo del Anexo III en el ámbito laboral (selección, evaluación, promoción, despido) deberá informar a los representantes y a los trabajadores afectados antes de ponerlos en servicio (art. 26.7), además de garantizar supervisión humana, conservar registros y atender el derecho a explicación (art. 86). Si tu anexo ya describe criterios, datos, intervención humana y vía de reclamación, tendrás hecha buena parte de ese trabajo. La guía sobre IA en recursos humanos detalla qué sistemas de RRHH serán de alto riesgo. Y si quieres comprobar qué obligaciones tienes ya activas, el diagnóstico gratuito de Gobernaia te lo dice en unos minutos.
Fuentes
- Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre (BOE 15-09-2026)
- Estatuto de los Trabajadores, art. 64.4.d
- Ministerio de Trabajo: Información algorítmica en el ámbito laboral (guía)
- Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, arts. 26 y 86
- Reglamento (UE) 2026/1744 (Digital Omnibus de IA)
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 22
Última revisión: 15 de septiembre de 2026. Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico.